Diario La República. Nueva Economía. Bogotá.  Miércoles 16 de Junio de 2004.

Millonarios ahorros en facturación electrónica

Juan Guillermo Ramírez J.

¿Cuánto cree que "pierde" una compañía por la impresión de 2 millones de facturas, que cuestan cada una 1.107 pesos al mes y que además debe distribuir por toda la ciudad?. O mejor.

¿Cuánto cree que se ahorra esa misma empresa, que por cada factura debe pagar 386 pesos de impresión, 407 pesos por distribución y por recaudo 324 pesos, si utilizara la facturación vía electrónica? Mucho dinero. Eso es cierto.
"En Colombia el pago electrónico se ha implementado desde hace cinco años", según informó Miguel Fernando Jaramillo, director de negocios de Todo1.com. Los más grandes esfuerzos provienen del sector bancario y de empresas de servicios públicos líderes en tecnología. "El año pasado nos ahorramos casi 400 millones de pesos en comisiones bancarias por haber implementado este medio de pago".
Pero no sólo las empresas son las que ahorran en forma significativa, si llegaran a utilizar estos medios de cobro. El usuario es uno de los que más se beneficia, por cuanto no tiene que esperar al cartero, ni hacer extenuantes colas para pagarlas.
Y es que internet ha ido tomando en Colombia el lugar que se merece. Casi tres millones y medio de internautas navegan actualmente por la red en Colombia, según cifras del Ministerio de Comunicaciones. Cada vez se efectúan más pagos y un mayor número de transacciones por medios electrónicos. Sin embargo, uno de los tropiezos que se encuentran en el desarrollo del comercio electrónico es la limitación legal que existe para expedir y distribuir facturas de manera electrónica.
Tener que imprimir, enviar las facturas y efectuar su pago tiene un impacto económico significativo: costo en papel, tiempo, transporte, logística e impacto ambiental que podría disminuirse drásticamente si pudiese enviarse esta factura y pagarse de manera electrónica. Es justamente de la manera en que se debe promover el conocimiento, uso y aprovechamiento de las tecnologías de información y comunicaciones, TIC, especialmente de internet.

Beneficios
Actualmente, muchos clientes se quejan porque las facturas no llegan a tiempo o simplemente no llegan, lo cual deja una percepción negativa en uno de los medios de contacto más frecuente entre la empresa y el cliente: la factura. Con esta forma de pago se logra que los clientes tengan una mejor percepción del servicio que ofrece la empresa.
"Con los pagos electrónicos, se reducen costos de impresión, en envío de facturas y además, puede representar un ahorro importante en el servicio de recaudo, en la medida que es posible lograr mejores convenios con las entidades financieras", aseguró Juan Diego Arango, director de facturación de Orbitel. El ciclo de facturación también es una forma de ahorro porque el tiempo se reduce. Mediante una entrega más oportuna de la facturación a los clientes (de 3 a 7 días hábiles antes), es posible reducir las fechas de pago, lo que significa un recaudo más rápido del dinero. "Con la facturación electrónica habrá un mejor control del proceso de distribución y entrega de las facturas Actualmente es complejo hacer el seguimiento a la entrega, oportuna y con la calidad deseada, de la factura física", comenta Arango. Con el sistema electrónico, se tendría el control inmediato de la entrega a los clientes, se sabría a quiénes les llegó y a quiénes no y se podrían tomar las acciones correctivas necesarias y oportunas, que garanticen que a todos los clientes les llegó la factura por lo que mejoraría el índice de recaudos.
Según Miguel FerJaramillo, para que este negocio funcione es necesario contar con nuevos y mejores canales de recaudo y ofrecer diversas alternativas de pago a los clientes porque eso es lo exige el mercado. "Mejor dicho todo debe estar en un solo lugar pues es la tendencia de hoy (supermercados, planes turísticos, centros comerciales)".

El cliente
No solo las empresas se benefician del uso de la factura electrónica. Con el sistema on line, el cliente puede acceder a la factura en el momento en que lo considere oportuno, desde cualquier sitio y a cualquier hora. Además el cliente al tener la información de su factura en formato electrónico, le facilita los análisis que pueda realizar sobre ésta.
"Es más, para los clientes corporativos, se agiliza el proceso de distribución interna de las facturas, pues en el mismo instante le podría llegar a los diferentes destinatarios copias de la misma factura" asegura Arango. Otro dato importante para el cliente sería el proceso de archivar las facturas que pasaría de ser físico a electrónico, lo que ahorraría un costo alto de almacenamiento físico.
"Con este medio de pago se incentivaría el uso de la programación de recordatorios y pagos de facturas, mediante herramientas internas o por medio de la utilización de los servicios prestados por las entidades bancarias o los consolidadores actuales de facturación en nuestro medio", dice Arango.
"El objetivo de Orbitel es ofrecer a sus clientes facturación electrónica, como una de sus estrategias para crear experiencias memorables en estos. Hemos estado trabajando en un grupo de apoyo, liderado por el ministerio de Comercio, Industria y Turismo y en el cual participan otras empresas del sector público y privado; que pretende flexibilizar la legislación actual existente de facturación electrónica, dado que la regulación vigente tiene muchas restricciones para la masificación de su uso" .

Reglamentación
Para el abogado Alvaro Ramírez Bonilla, gerente general de B&R Soluciones Legales, todos los pasos de una transacción (solicitud de cotización, cotización, aprobación, pedido, orden de compra, despacho, facturación, pago) se pueden hacer con ayuda de la red. Algunas se podrán automatizar enteramente, como por ejemplo el pago de cuentas en el sistema bancario. Otras, como la incorporación automática de pedidos y órdenes de compra en los sistemas requerirán un tiempo de desarrollo tanto cultural como tecnológico en las empresas. En el entretiempo, hay que ajustar al interior de la empresa los procesos para incorporar actividades que garanticen la confianza de los compradores en el proceso virtual. Una vez ajustados estos procesos, la virtualización completa será un simple paso de automatización fácil de realizar.
"Cualquiera que expida facturas sabe que la cosa no es tan simple. Hay toda una reglamentación sobre este documento. Encontramos legislación comercial, de protección al consumidor, de servicios públicos pero sobre todo tributaria, que regulan diferentes aspectos de la factura. Lo único que la ley no dice es si se la van a pagar o no", comenta Ramírez. Y es que en un acto vanguardista, una reforma tributaria de 1995 estableció que la factura electrónica era un documento equivalente a la factura de venta. El decreto 1094 de 1996 reglamenta esta Ley y establece las condiciones que debe cumplir la factura electrónica. Se determina entonces que la facturación tiene que hacerse siguiendo el protocolo Edifact y todos los equipos de computación, comunicaciones, almacenamiento y software utilizados para administrar la red de valor agregado y sus buzones electrónicos deben estar en Colombia. La posición de la Dian al respecto ha sido que toda factura electrónica debe cumplir con estos requisitos anteriores, pero ¿quién los cumple?.
"En conclusión, no hay facturación electrónica en Colombia", asegura Ramírez. "En el 96 olvidaron la primera regla al momento de legislar sobre tecnología: las leyes deben ser tecnológicamente neutras. Y la segunda también, entre menos se reglamente mejor. Por querer hacer más, generalmente se obtiene el resultado contrario. Este caso es prueba de ello, por querer permitir la facturación electrónica ahora no tenemos".

La ley
E-commerce
Para hacer facturación electrónica en Colombia hay dos caminos, uno complicado y uno más sencillo. El complicado es irse por el lado de la ley de comercio electrónico. Esta ley aplica para todo tipo de información, incluidas las facturas. Luego, podría hacerse todo tipo de razonamientos para establecer que una factura puede ser un mensaje de datos. Pero siempre queda el requisito de impresión establecido en el Estatuto Tributario que no se puede sortear, comenta Álvaro Ramírez Bonilla gerente de B&R Soluciones Legales.
El camino más sencillo es un poco más pegado a la norma. La ley permite que las facturas sean generadas por un computador. El software que se utiliza en la generación de las facturas debe cumplir con determinados requisitos que un programa de contabilidad cumple normalmente. La factura de todas maneras tiene que ser impresa. Ahora bien, la reglamentación no establece que la impresora deba estar conectada directamente al computador donde esté instalado el software. Puede ser una impresora en red. Podría entonces mandarse la factura por un mensaje de datos y luego imprimirse en el destino. "La factura no sería el mensaje de datos pero si la hoja que se imprimió en el destino. No es el ideal pero es algo. Personalmente, me preocuparía por enviar el archivo en un formato que no sea fácil modificar, tal vez un PDF y si se puede con una firma digital, mejor todavía", dice Ramírez.